Codul etic

1. GENERALITĂŢI

1.1 Scopul codului

Codul etic de conduită pentru vânzarea directă (în context se va regăsi sub denumirea de ”Cod”) este publicat de Asociaţia de Vânzări Directe din România (RODSA) pentru antreprenorii care desfăşoară activităţi având ca obiect principal vânzarea directă (în context “antreprenori”). Codul se referă la relaţiile dintre antreprenori (membrii RODSA) şi distribuitorii lor (care prestează activităţi de vânzare directă) pe de-o parte şi consumatori pe de altă parte. Totodată, Codul se referă la relaţiile dintre antreprenori şi distribuitori, precum şi la relaţiile dintre antreprenori. Codul are ca scop asigurarea satisfacţiei şi protecţiei consumatorilor, asigurarea protecţiei distribuitorilor, promovarea unei competiţii corecte între întreprinzătorii individuali, formarea unei imagini publice a antreprenorilor şi întreprinzătorilor, precum şi prezentarea etică a oportunităţilor de câştig în industria vânzărilor directe.

1.2 Glosar de termeni

Termenii folosiţi în Cod au următoarele semnificaţii:

  • Administrator de Cod: Persoană fizică sau juridică numită de RODSA să monitorizeze respectarea Codului de către membrii săi şi să rezolve reclamaţiile în baza reglementărilor Codului. Administratorul de Cod nu este membru RODSA.
  • Antreprenor: O entitate economică, persoană juridică având sediul în România, care utilizează o reţea (structură) de vânzare directă pentru distribuţia produselor sau serviciilor proprii sau care poartă un simbol de identificare a fabricantului şi care este membru RODSA.
  • Distribuitor (Vânzător Direct): O persoană membră a unui sistem de distribuiţie a unei companii de vânzări directe. Distribuitorul poate fi un comerciant independent, furnizor independent, vânzător sau distribuitor independent, reprezentant angajat sau angajator, franchizor sau altceva asemănător.
  • Formular de comandă: Include formulare tipărite sau scrise, chitanţe şi contracte.
  • Produs: Produsul include bunuri de consum şi servicii, ambele tangibile sau intangibile.
  • Prospectant: O persoană care acceptă să cunoască oferta distribuitorului şi care poate deveni un potenţial consumator sau un nou distribuitor.
  • Recomandare: Activitatea de contactare a potenţialilor consumatori, de prezentare şi demonstrare a produselor, de preluare a comenzilor şi a ordinelor de plată, fără a încasa bani în numerar.
  • Recrutare: Orice activitate care are ca scop determinarea unei persoane de a deveni distribuitor.
  • Reţea de vânzare directă: O structură de distribuţie pentru produse şi servicii alcătuită din distribuitori care efectuează activităţi de vânzare directă către consumatori. Structura poate fi formată dintr-un singur nivel sau din mai multe niveluri de distribuitori, în care este permisă recrutarea de noi distribuitori, pe baza unui plan de marketing elaborat de compania de vânzări directe care administrează structura.
  • Vânzare Directă: Un mijloc modern de marketing (prospectare, recomandare şi/sau desfacere) a produselor direct la consumatori, în general în casele lor sau ale altor persoane, la locul de muncă şi în alte locuri, altele decât magazinele de vânzare cu amănuntul, efectuat de obicei de către o persoană (distribuitor) prin prezentări de produse şi demonstraţii de utilizare a acestora.
  • Vânzare în grup: Vânzare prin explicarea şi demonstrarea produselor unui grup de potenţiali clienţi de către un distribuitor, prin utilizarea metodelor de vânzare directă, într-o casă a cărei gazdă învită alte persoane în acest scop.
  • Vânzare: Vânzarea include contactarea potenţialilor consumatori, prezentarea şi demonstrarea produselor, recomandarea lor, preluarea comenzilor şi/sau livrarea bunurilor, încasarea banilor sau a ordinelor de plată.

1.3 Antreprenorii

Fiecare antreprenor RODSA se angajează să respecte Codul ca o condiţie de obţinere şi păstrare a calităţii de membru RODSA. Fiecare antreprenor RODSA va promova în public afilierea la RODSA şi la Codul acesteia.

Certificarea angajamentului de respectare a Codului se face prin semnarea şi parafarea formularului Convenţie de asociere la RODSA, aflat în dosarul Membu asociat la RODSA.

1.4 Distribuitorii

Antreprenorii vor comunica tuturor distribuitorilor conţinutul Codului şi vor pretinde să se conformeze acestuia, ca o condiţie a calităţii de membru a sistemului de distribuţie al antreprenorilor.

Certificarea angajamentului de resprectare a Codului se face prin includerea în formularul de înregistrare al distribuitorilor în reţeaua antreprenorilor a unui paragraf explicit cu textul: “am luat la cunoştinţă de reglementările Codului Etic de Conduită RODSA şi mă angajez să-l respect întocmai în cadrul activităţii mele de distribuitor al firmei ….” sau printr-un formular asemănător Convenţiei de asociere la RODSA.

1.5 Autoreglementarea

Codul este o măsură de autoreglementare a activităţii membrilor RODSA. Nu este o lege, dar obligaţiile sale pot solicita un nivel de comportament etic care depăşeşte reglementările legale existente. Nerespectarea Codului nu intră în responsabilitatea nici unei legi civile. Prin încetarea calităţii de membru RODSA, un membru nu mai este legat de Cod, măsurile rămânând aplicabile la evenimentele şi tranzacţiile ce au avut loc în timp ce a fost membru RODSA.

1.6 Legea

Se presupune că antreprenorii şi distribuitorii respectă legile în vigoare şi prin urmare Codul nu prevede toate obligaţiile membrilor asociaţiei din punct de vedere legislativ.

1.7 Standardele

Codul conţine standarde de comportament etic pentru antreprenori şi distribuitori. Se recomandă utilizarea Codului ca o dovadă a existenţei unui standard unificat în industria vânzărilor directe.

1.8 Efectul extrateritorial

O condiţie de primire şi păstrare a calităţii de membru RODSA este de a fi de acord cu Codul de Conduită pentru Vânzarea Directă elaborat de Federaţia Mondială a Asociaţiilor de Vânzări Directe (WFDSA), cu privire la activităţile de vânzare directă în afara ţării de domiciliu, în afară de cazul în care activităţile se află sub jurisdicţia codurilor de conduită pentru vânzarea directă ale altor ţări la care aparţin membri RODSA.

2. CONDUITA FAŢĂ DE CONSUMATORI

2.1 Practici interzise

Este interzisă folosirea de către distribuitori a unor practici de vânzare prin corupere, înşelăciune sau incorectitudine faţă de consumatori.

2.2 Identificarea

Identificarea ofertantului se face prin prezentarea personală a distribuitorilor în faţa potenţialilor consumatori, fără a i se solicita acest lucru, la începutul prezentării ofertei de vânzări şi prin prezentarea antreprenorului, a produselor sale şi a scopului ofertei. La vânzările în grup, distribuitorii vor prezenta de la început gazdei şi participanţilor scopul întâlnirii.

2.3 Explicarea şi Demonstrarea

Explicarea şi demonstrarea utilizării produselor oferite trebuie să fie precise şi complete, în mod special despre preţ şi, dacă este cazul, despre forme de creditare, termene de plată, perioada de încetare şi/sau rambursare a drepturilor materiale, termene de garanţie şi servicii ulterioare vânzării, şi livrare.

2.4 Răspunsuri la întrebări

Distribuitorul va da răspunsuri precise şi perceptibile la întrebările adresate de consumatori în ceea ce priveşte produsele şi oferta.

2.5 Formularul de comandă

Formularul de comandă se va transmite consumatorilor la data prezentării ofertei de vânzare. Acest formular va identifica antreprenorul şi distribuitorul prin denumirea şi numele complet, adresa şi domiciliul stabil, numărul de telefon al antreprenorului şi respectv al distribuitorului, precum şi toţi termenii vânzării, exprimaţi în mod lizibil.

2.6 Promisiuni Verbale

Distribuitorii au voie să facă promisiuni verbale numai în ceea ce priveşte produsele pentru care sunt autorizaţi de către antreprenori.

2.7 Revocarea comenzii şi returnarea bunurilor

Antreprenorii şi distribuitorii se vor asigura că formularele de comandă conţin o clauză de revocare a comenzii, care să permită consumatorilor să retracteze comanda în termen de cel puţin 10 zile de la încheierea contractului de vânzare, dacă prin legislaţia în vigoare nu există o reglementare în acest sens. Condiţiile de returnare a bunurilor în cazul revocării comenzii vor fi expuse clar de către antreprenor în formularul de comandă.

2.8 Garanţia şi serviciul ulterior vânzărilor

Termenele de garanţie sau de delegare a garanţiei, detaliile şi limitarea serviciului ulterior vânzărilor, numele şi adresa garantului, durata de garanţie şi de remediere a bunurilor achiziţionate de consumatori vor fi specificate clar în formularul de comandă sau în alt document adiţional sau în documentele de însoţire a produselor.

2.9 Promovarea produselor

Prospectele promoţionale, reclamele, corespondenţa scrisă şi ofertele de promovare a produselor nu va conţine informaţii care să inducă în eroare sau să înşele consumatorii. Descrierea produselor, revendicarea performanţelor şi ilustraţiile produselor vor fi reale şi vor conţine numele şi adresa sau numărul de telefon al antreprenorului sau distribuitorului.

2.10 Recomandări scrise

Antreprenorii şi distribuitorii nu vor face nici o referire la certificările, recomandările scrise sau adeziunile neautorizate faţă de produsele lor, care sunt false, expirate, neaplicabile, care nu se referă la oferta lor sau care sunt folosite astfel ca să ducă la înşelarea consumatorilor.

2.11 Compararea şi defăimarea

Antreprenorii şi distribuitorii se vor abţine de la utilizarea comparaţiilor care pot conduce la înşelăciune şi care sunt incompatibile cu principiile unei competiţii corecte. Termenii de comparaţie nu trebuie selectaţi incorect, ci bazat pe fapte care pot fi demonstrate. Antreprenorii şi distribuitorii nu vor denigra pe nedrept nici o firmă şi nici un produs în mod direct sau prin subînţelegere. Antreprenorii şi distribuitorii nu se vor folosi de bunăvoinţa clientelei ataşate unei alte mărci de produse sau unui alt nume de firmă.

2.12 Respectarea intimităţii personale

Contactele personale sau telefonice se vor face într-un mod rezonabil şi la ore potrivite pentru a se înlătura momentele inoportune. Distribuitorul va întrerupe demonstraţia sau prezentarea ofertei de vânzare la cererea consumatorului.

2.13 Corectitudinea

Distribuitorii nu vor face abuz de credibilitatea consumatorilor individuali şi nu se vor folosi de vârsta, boala, neînţelegerea sau necunoaşterea limbii vorbite. Distribuitorii trebuie să ţină cont de lipsa de experienţă comercială a consumatorilor.

2.14 Vânzarea condiţionată

Antreprenorii şi distribuitorii nu vor determina un consumator să achiziţioneze un produs sau serviciu, bazat doar pe faptul că se poate reduce sau acoperi preţul de cumpărare prin recomandarea unor potenţiali clienţi pentru achiziţii similare, dacă astfel de reduceri sau acoperiri ar fi posibile la un eventual eveniment viitor.

2.15 Livrarea

Antreprenorii şi distribuitorii vor onora în timp util comenzile consumatorilor.

3. CONDUITA FAŢĂ DE DISTRIBUITORI

3.1 Conformarea distribuitorilor

Antreprenorii vor solicita distribuitorilor din reţelele lor de distribuţie să respecte Codul sau să se conformeze regulilor de conduită ale acestor standarde, ca o condiţie a calităţii de membru în sistemul de distribuţie al antreprenorilor.

3.2 Recrutarea

Nu este permisă utilizarea de către antreprenori şi distribuitori a unor practici de recrutare prin corupere, înşelăciune sau incorectitudine.

3.3 Informaţiile despre afacere

Informaţiile furnizate de antreprenori către distribuitorii lor şi către distribuitorii prospectanţi, referitor la oportunitatea afacerii şi la drepturile şi obligaţiile corespunzătoare, vor fi precise şi complete. Antreprenorii nu vor face nici o prezentare faptică care să nu poată fi verificată şi nu vor promite ceva ce nu poate fi onorat. Antreprenorii nu vor prezenta avantajele oportunităţii de vânzare, nici unui prospectant, într-o manieră incorectă sau prin înşelăciune.

3.4 Prezentarea câştigurilor

Antreprenorii şi distribuitorii nu vor prezenta în mod fals şi nereal nivelul actual şi potenţial al vânzărilor şi câştigurilor distribuitorilor din reţelele lor de distribuţie. Orice prezentare a vânzărilor şi veniturilor se va baza pe fapte care pot fi demonstrate.

3.5 Relaţia antreprenorială

Antreprenorii vor pune la dispoziţia distribuitorilor o convenţie scrisă sau o declaraţie scrisă, care să conţină toate datele esenţiale ale relaţiei dintre antreprenori şi distribuitorii lor şi care va fi semnată de către ambele părţi, antreprenori şi distribuitori.

Antreprenorii îi vor informa pe distribuitorii lor despre obligaţiile lor legale, inclusiv despre utilizarea licenţelor, înregistrarea activităţii şi declararea veniturilor, precum şi despre sistemul de asigurări sociale.

3.6 Taxele

Antreprenorii şi distribuitorii nu vor solicita distribuitorilor prospectanţi să achite taxe nerezonabile pentru înregistrare, instruire, franchiză, materiale promoţionale sau alte aspecte legate de participarea lor la afacere.

3.7 Încetarea relaţiei antreprenoriale

Odată cu încetarea relaţiei dintre distribuitor şi antreprenor, antreprenorul va răscumpăra stocul nevândut de produse (vandabile), inclusiv materialul promoţional, de prezentare şi demontraţii practice, la preţul net de achiziţie al distribuitorului, din care se scade 10% din preţ, corespunzător cheltuielilor de manipulare a stocului şi rabatul primit de distribuitor la achiziţionare.

3.8 Stocul de produse

Antreprenorii nu vor solicita sau încuraja distribuitorii să achiziţioneze stocuri de produse în cantităţi nerezonabile. Se vor lua în calcul următoarele aspecte pentru determinarea nivelului maxim de stoc de produse: posibilităţile reale de vânzare a produselor, competivitatea produselor în mediul comercial şi politica de returnare şi răscumpărare a produselor stabilită de antreprenor.

3.9 Remuneraţia şi contabilitatea

Antreprenorii vor furniza distribuitorilor rapoarte contabile periodice, referitor la volumul vânzărilor, a achiziţiilor, detalii despre veniturile realizate, comisioane, bonusuri, rabaturi, livrări, stornări şi alte date relevante, conform convenţiei de colaborare dintre antreprenori şi distribuitori. Orice sumă de plată va fi achitată către distribuitori şi orice reţinere va fi făcută într-o manieră comercială clară.

3.10 Educaţia şi instruirea

Antreprenorii vor pune la dispoziţia distribuitorilor mijloacele de educaţie şi instruire pentru a le permite să opereze pe principii etice. Aceasta poate fi făcută prin organizarea de programe de instruire şi/sau prin furnizarea de materiale sau ghiduri de instruire scrise şi/sau audio-vizuale.

4. CONDUITA DINTRE COMPANII

4.1 Principiul de bază

Membrii asociaţi RODSA se vor comporta corect în relaţiile dintre ei, respectând principiile etice ale acestui Cod.

4.2 Atracţia distribuitorilor

Antreprenorii şi distribuitorii din propriile reţele de distribuţie se vor abţine de la practicarea recrutărilor prin ademenire, seducţie, ispitire sau persuasiune faţă de distribuitorii altor companii.

4.3 Denigrarea

Antreprenorii nu vor denigra şi nu vor permite nici distribuitorilor lor să denigreze produsele altor antreprenori, planul lor de marketing şi de vânzări sau orice alt aspect al activităţii altor antreprenori.

5. APLICAREA CODULUI

5.1 Responsibilitatea antreprenorilor

Cea mai importantă repsonsabilitate în respectarea Codului o poartă fiecare antreprenor în parte. Orice situaţie care relevă o încălcare a Codului va fi soluţionată în primă instanţă de către membrii implicaţi, prin depunerea tuturor eforturilor antreprenorilor de a satisface pretenţiile reclamantului.

5.2 Responsibilitatea asociaţiei RODSA

Consiliul Director RODSA va numi o persoană ca Aministrator de Cod cu atribuţiuni de prelucrare şi soluţionare a reclamaţiilor. RODSA va depune toate eforturile pentru a soluţiona reclamaţiile prin mijloacele sale proprii.

5.3 Administratorul de Cod

Consiliul Director al RODSA va numi în funcţia de Administrator de Cod o persoană neutră, în cel mult 3 luni de la începerea activităţii RODSA. Atribuţiunile administratorului de Cod vor cuprinde activităţi specifice de supraveghere a prevederilor Codului, în limita legislaţiei în vigoare.

5.4 Procedurile de aplicare a reglementărilor Codului

Acţiunile care pot fi întreprinse de către antreprenori, Consiliul Director RODSA sau Administratorul de Cod pentru aplicarea şi respectarea Codului vor include următoarele proceduri:

  • anularea comenzilor incorecte,
  • returnarea bunurilor achiziţionate,
  • răscumpărarea stocurilor de produse,
  • plata drepturilor distribuitorilor,
  • atenţionarea antreprenorilor şi distribuitorilor lor,
  • încetarea sau întreruperea contractului de colaborare a distribuitorilor sau a altor forme de relaţii cu antreprenorii,
  • excluderea membrilor din asociaţia RODSA,
  • publicarea acţiunilor întreprinse şi a sancţiunilor date.

5.5 Procedurile de prelucrare a reclamaţiilor

Antreprenorii, Consiliul Director RODSA şi Administratorul de Cod vor stabili detaliile procedurale de prelucrare a reclamaţiilor şi de aplicare a sancţiunilor, în condiţiile primirii reclamaţiilor într-o perioadă limită de timp de la evenimentul sursă, a stabilirii unui termen limită pentru soluţionarea reclamaţiilor şi a costurilor implicate.

Soluţionarea reclamaţiilor consumatorilor se face pe cheltuiala asociaţiei.

5.6 Reclamaţiile antreprenorilor

Reclamaţiile înaintate de un antreprenor împotriva unui alt antreprenor sau împotriva asociaţiei RODSA vor fi soluţionate de către Administratorul de Cod sau de către o comisie independentă de arbritraj. RODSA va stabili detaliile de procedură pentru prelucrarea acestor reclamaţii.

5.7 Amendamentele la Cod

Acest Cod poate fi amendat prin votul a două treimi din Consiliul Director RODSA.

5.8 Publicarea

RODSA va publica prezentul Cod, pentru a fi cunoscut în cât mai multe medii posibile. Se va pune la dispoziţia celor interesaţi, gratuit, o broşură editată de RODSA care să cuprindă în întregime prevederile acestui Cod şi Codul de Conduită pentru Vânzarea Directă elaborat de Federaţia Mondială a Asociaţiilor de Vânzări Directe (WFDSA).

Adoptat în Cluj-Napoca la data de 15 aprilie 2002 de către Consiliul Director RODSA şi intrat în vigoare la data de 18 iulie 2002, odată cu începerea activităţii asociaţiei.

Norme legislative

Codul etic de conduită RODSA* a fost elaborat în conformitate cu următoarele norme legislative ale Uniunii Europene:

  • Codul european de conduită pentru vânzări directe, aprobat de Federaţia Europeană a Asociaţiilor de Vânzări Directe (FEDSA) la data de 1 iunie 1995 şi
  • Directivele 85/577/EEC şi 97/7/EC privitor la activităţile de vânzări directe de la persoană la persoană sau/şi prin reţele de distribuitori independenţi, emise de Comisia Legislativă a Uniunii Europene.

Cei interesaţi pot consulta versiunea în limba engleză la pagina Ethic Code